Sin estrés: el plan que ninguna asesoría explica (y que AGL sí)

La llegada de Verifactu supone uno de los cambios más importantes en la gestión de facturación en España desde la implantación del SII hace años. Y aunque la mayoría de artículos se centran en explicar qué es Verifactu, a quién afecta o qué software será obligatorio, casi nadie está explicando lo que realmente preocupa a autónomos, pymes, startups y emprendedores extranjeros:

cómo preparar el negocio de forma interna para que la adaptación sea sencilla, rápida y libre de errores.

La realidad es que Verifactu no solo implica un cambio tecnológico. Implica un cambio organizativo. Un cambio de hábitos. Un cambio de cultura fiscal. Y para muchas empresas, ese cambio será mucho más determinante que instalar un nuevo programa de facturación.

En este artículo te presento el plan de preparación paso a paso, diseñado desde la experiencia real de AGL, Asesoría García López, especialista en fiscalidad, normativa y negocios internacionales en Barcelona.

1. Ordena tu sistema actual antes de pensar en Verifactu

La mayoría de empresas creen que adaptarse a Verifactu consiste en instalar un software homologado.
Error.

Antes de activar cualquier software, es imprescindible revisar:

• Cómo se emiten actualmente las facturas.

• Si existe duplicidad de documentos.

• Si cada departamento usa sistemas diferentes.

• Si la numeración de facturas está ordenada y sin saltos.

• Si hay facturas emitidas fuera de control interno.

• Si se están utilizando herramientas no permitidas (Excel, Word, plantillas manuales).

Verifactu exige orden. Y ese orden empieza por dentro.

Una empresa que no tenga sus flujos internos bien definidos tendrá muchísimas dificultades para adaptarse a tiempo.

2. Unifica tus canales de facturación

Con la entrada de Verifactu, Hacienda exige trazabilidad total.
Eso significa:

• No puedes tener facturación manual + facturación automática.

• No puedes tener empleados emitiendo facturas sin un sistema controlado.

Cada empresa debe decidir qué canal único usará para emitir todas sus facturas.
Esto es una decisión estratégica que impactará en:

• Contabilidad

• Conciliación bancaria

• Control de ingresos

• Auditorías

• Declaraciones fiscales

AGL acompaña a cada negocio para evaluar su estructura y elegir el canal correcto.

3. Crea un protocolo interno de facturación

Verifactu obliga a tener un procedimiento formal.
Esto no existía en muchas empresas.

Tu negocio debe definir:

• Quién emite facturas

• Cuándo se emiten

• Con qué datos

• Con qué numeración

• Cómo se rectifican

• Cómo se gestionan devoluciones

• Cómo se comunica con el asesor

Este protocolo debe existir por escrito.
El día que Hacienda lo pida, tendrás que presentarlo.

AGL desarrolla este protocolo personalizado para cada empresa.

4. Limpia tu histórico antes de enviar datos a Hacienda

Otro error común:
Integrar Verifactu sin revisar los años anteriores.

Si tu numeración o tus registros tienen caos, Verifactu lo hará visible de inmediato.

Antes de instalar cualquier software, es importante:

• Revisar que no haya años con numeraciones duplicadas.

• Comprobar si hubo cambios no documentados.

• Revisar facturas rectificativas mal emitidas.

• Corregir errores históricos.

Si no lo haces ahora, lo tendrás que corregir después… con Hacienda viendo los datos en tiempo real.

5. Selecciona el software adecuado según tu tipo de negocio

No todas las empresas necesitan lo mismo.
Por eso AGL analiza:

• Volumen de facturas

• Tipo de modelo de negocio

• Si hay ventas recurrentes

• Si hay ventas internacionales

• Si hay varios delegados o comerciales

• Si se usa Shopify, Stripe, WooCommerce, Amazon o marketplace

• Si se trabaja con facturación manual o automática

• Si el negocio es digital, presencial, híbrido o SaaS

Muchos negocios elegirán mal si lo hacen solos.

La asesoría debe guiar la elección.

6. Forma a tu equipo (la parte más olvidada)

Verifactu requiere que:

• todos los empleados que emiten facturas sepan usar el software,

• sepan qué NO pueden hacer,

• entiendan las nuevas responsabilidades,

• conozcan las posibles sanciones,

• sepan cómo corregir errores sin romper la trazabilidad.

El software no servirá de nada si el equipo no sabe trabajar con él.

AGL imparte formaciones personalizadas según el tipo de negocio.

7. Define un calendario de adaptación

La clave es no dejarlo para el último momento.

AGL trabaja por fases:

Fase 1 – Auditoría interna (orden y diagnóstico)
Fase 2 – Elección de software
Fase 3 – Implementación y pruebas
Fase 4 – Formación
Fase 5 – Puesta en marcha real

Este proceso, bien hecho, minimiza errores y evita estrés.

Adaptarse a Verifactu no es solo cumplir la ley; es una oportunidad para organizar mejor tu empresa, automatizar procesos y trabajar con más seguridad y eficiencia.

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